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溝通的八個好習慣

管理書籍作者達穆(Kevin Daum)在公司雜誌(Inc.)指出,很多人以為只是件小事,因而不知不覺養成了壞。達穆提出建議,可以大大解決溝通的問題:

1.一次只做一件事。同時執行多重任務,對某些人來說可能沒有問題,但對談話對象來說,感覺很不好。無論你是當面或用手機和人談話,要專註地和對方交談,讓他們覺得自己重要,而且受尊重。

2.直視別人的眼睛。研究顯示,眼神的接觸會把真相和尊重傳達給聽者。在談話時直視對方的眼睛,比較容易和他建立良好的關係,並了解他的情緒。

3.詢問對方兩個問題。重要談話的目的,通常是為了傳達資訊,並釐清事情。如果沒有雙向溝通,就無法達到真正的溝通目的。

因此,在每個有意義的談話中,應該找出兩個具有挑戰性的相關問題,在結束談話前詢問對方。

4.把事情寫下來。雖然你可能認為自己能把一切事情記在腦海中,達穆建議,最好還是把大腦的空間用來作創新、進取的思考,而不是存儲你的待辦事項清單。寫下談話的關鍵要點,可以預防你談話時,漫無重點。

5.閱讀整封電子郵件,並做出回應。很多人只閱讀電子郵件的第一行。這樣做並沒有節省時間,反而是浪費時間,讓同事不得不發送額外訊息,來追蹤進展,而造成額外的工作和焦慮。閱讀完整的訊息,並回應所有重點,而且要確保你的回應簡明、切題。

6.訂出回應的時間表。安排例行的溝通,將有助於提升雙方的生產力,你也能知道何時可望獲得對方回應。花時間追著要求回應而不知何時才會得到答案,是令人沮喪的。

7.假設對方有最好的意圖。有時候,我們很難判斷對方的態度如何。這時,不妨一開始就假設對方的意圖是好的,如果有疑問,可用電話與他們再一次聯繫。

8.把事情做個結束。讓人們知道你已經收到訊息,不要讓他們一直等待或猜測。

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